学生さん向け。実習先への電話のかけ方の６つのポイント

こんにちは。作業療法士のトアルです。

今回は実習生さんに向けて
「実習先への電話のかけ方について知るべき６つのこと」について記事を書きたいと思います。

実習前には必ず実習先に電話を掛けると思いますが、
その時に慌てないためのポイントについて説明していきたいと思います。

実際にバイザーと顔合わせするのは実習の初日になることが多いと思います。
(事前にバイザーとの顔合わせ会議がある学校もあります)

実習開始前に顔合わせが行われていない場合、実習先へかける電話での
受け答えが実習生さんの「第一印象」となります。

電話では相手の顔が見えないため、自分でも気が付かないうちに
失礼な対応をしている可能性もあります。

初めからマイナス評価なんて嫌ですよね。

そうならないためにも知っておいて欲しい６つのことを書いていきます。

1.事前に実習先の情報を集める

実習先へ電話を掛ける前に必ずしなければいけない事があります。
それは「実習先の情報を集める」ことです。

誰から情報を集めるかというと「学校の先生」や「実習先で実習経験がある先輩」から
情報収集をします。

実習前は色々不安なので、聞きたい事はたくさんあるとは思いますが、
優先して聞いておいた方がいいのは、次の3点です。

「宿泊地がどこにあるか」
「宿泊地から実習先までどの程度時間がかかるか」
「交通手段は何を使うか」

を確認するということです。

実習先が他の都道府県の場合もあり、実習前に下見にも行けない遠隔地の場合は、
最優先で聞いておかなければなりません。

その他にも実習地の雰囲気や気を付ける事など必要な情報が聞けるかもしれません。
実習着や服装などについても、予め確認していた方がいいでしょう。

実際に実習先に電話をかけるべき時間帯についても先生や先輩に相談してみましょう。
先方が電話を取りやすい、時間帯がわかるかもしれません。

施設によって異なりますが、昼食時間帯や夕方の時間帯が対応しやすいと思います。
出来れば、実習先の就業時間が何時までなのか確認していた方がいいと思います。

患者さんの対応をしている時間帯が一番電話に出にくいと思うので
上記の時間帯以外は電話を避けた方がいいかもしれません。

2.施設名や臨床実習指導者の名前の確認をする

施設名や臨床実習指導者の名前を読み違えていることがあります。

名前の読み違いはとても失礼なのでしっかり確認しましょう。
※難しい漢字・読みが難しい字もあるので注意です！！

あと濁点の付け方も気を付けた方がいいです。私の友人はそれで注意を受けたそうです。

3.電話をかける環境に気を付けよう

周囲が騒がしい場所から電話をかけると、周囲の騒音で先方の声が聞き取れなかったり、
こちらの声が届かないことがあります。

電話中に何度も同じことを聞き返すと先方にも失礼になります。

また、携帯電話で実習先に電話をかける場合も多いと思いますが、電波の状況が悪い場合や
電池切れで途中で切れてしまうと、先方に不快な思いをさせてしまいます。

事前に電波や電池の確認をし、周囲が静かな場所でかけるようにしましょう。

4.確認したい事を事前に書き出しておく

電話を掛ける前に、質問したいことをまとめて1枚の紙に書き出しましょう。

「書くのは大変だし、内容を書き出さなくても大丈夫だよ」

と思うかもしれませんが、実際に電話をかけるときは緊張します。

頭が真っ白になり何を話すべきだったか忘れることがあります。(※私は経験済みです)
なので、しっかり書いておいたほうがいいと思います。

5.電話が苦手な人は練習が必要

電話での話し方で、その人の社会経験や人柄が伝わってしまいます。

社会人経験がある方であれば、大丈夫だと思うのですが、社会人未経験の学生さんの場合は
出来れば事前に友達と練習した方がいいと思います。

実際に口に出して練習するのと、ぶっつけ本番で練習しないのでは雲泥の差がでますよ。

別の方法としては、自分の声をスマホなどで録音をして自分の話し方を聞いてみましょう。
結構声が上ずっていたり、嚙んでしまうことがあると思います。

しっかり相手に伝わるように、直していきましょう。

6.電話をかける時期は1週間前

実習先の都合などで予定が変更されるケースもあるので、
大体1週間前に連絡するのがベストではないかと思います。

その頃には、担当患者さんも決まっている可能性があります。
どういった疾患の患者さんが担当になるか聞いてみてもいいかもしれません。

事前に少しでも情報がありやることがわかっていれば、
前もって予習や準備ができるので、ストレス軽減にもなりますしね。

まとめ

今回は「実習前の電話のかけ方について知るべき６つのこと」について記事にさせて頂きました。

これから実習を向かえる方は色々不安もあるとは思いますが、
実習前に不安に思うことは実際に紙などに書き出していた方がいいと思います。

そうすることで問題点が視覚化され、問題点が分かりやすくなります。

どうしても自分で解決できない問題があれば、周囲(先生・先輩・友人)に相談して
みるようにした方がいいですよ。

「自分だけでは分からない事やできない場合は相談する」
これは臨床に出ても覚えていて欲しい重要な事です。

ご参考にしていただければ幸いです。